Aanbesteden in het onderwijs: waar u op moet letten bij regels, drempelbedragen en verzekeringen

Ook in het onderwijs is het belangrijk om investeringen aan te besteden. Accountants controleren tegenwoordig zwaarder op aanbestedingen. Als de accountant geen goedkeurende verklaring geeft, kan dit effect hebben op vergoedingen van de overheid. Het schoolbestuur krijgt geen geld en kan uiteindelijk aansprakelijk gesteld worden. Dit artikel vertelt u wat de regels zijn bij aanbesteden in het onderwijs.  

Wanneer moet u aanbesteden in het onderwijs? 

Als publieksrechtelijke instelling geeft u gemeenschapsgeld uit. Daarom moet u grote investeringen openbaar aanbesteden. Logisch: de gemeenschap wil zeker weten dat u verantwoord met haar geld omgaat. Openbaar aanbesteden zorgt voor een betere prijs, is het idee. En voorkomt mogelijke ‘vriendjespolitiek’. 

Maar wanneer is een investering een ‘grote investering’? Wat zijn de voorwaarden waaronder u wel (of niet) moet aanbesteden? En wanneer bent u ‘publieksrechtelijk’? 

Welke regels gelden voor aanbestedingen? 

Voldoet uw organisatie aan de volgende criteria, dan bent u een publiekrechtelijke instelling:

1.  Uw organisatie heeft als specifiek doel om in de behoeften van het algemeen belang te voorzien, en niet in commerciële of industriële belangen. 
2.  Uw organisatie is een zelfstandige rechtspersoon. 
3.  Uw organisatie wordt hoofdzakelijk betaald door de overheid, zoals de staat, een provincie, gemeente, waterschap of andere publieke instelling. Of het beheer van uw organisatie staat onder toezicht van een overheidsinstantie. Of meer dan de helft van uw bestuur of raad van toezicht is aangewezen door een overheidsinstantie. 

Deze criteria tellen bij elkaar op: u moet aan alle drie voldoen. Voor de sub voorwaarden bij 3 geldt dat niet; daarvan is één al genoeg om te voldoen. Scholen voldoen vrijwel altijd aan deze criteria, privéscholen uitgezonderd. 

Inkoop van welke diensten moet u aanbesteden?

Aanbesteden hoeft niet bij het bestellen van bijvoorbeeld kleine hoeveelheden pennen, gummetjes of printpapier. Het is met name verplicht bij grote orders. Denk aan bouw en/of renovatie, IT-projecten en grote verzekeringscontracten. Maar ook meerjarige inkoopovereenkomsten voor schoolbenodigdheden met extra korting kunnen boven die drempel uitkomen.  

Kan ik beter Europees of Nederlands aanbesteden?

Het advies is om voor aanbestedingen boven de EUR 150.000 Europees aan te besteden. Het is een wat zwaardere procedure, maar het voorkomt dat u zaken vergeet, met alle gevolgen van dien, zoals rechtszaken van verliezende partijen. 

Vanaf EUR 30.000 is aanbesteden al verplicht, met een nationale aanbestedingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, of via een (meervoudige) onderhandse procedure. Europese aanbesteding is verplicht bij een (geschatte) contractwaarde vanaf EUR 221.000. 

Een handig ‘spoorboekje’ bij het bepalen of u wel of niet moet aanbesteden is de ‘Gids Proportionaliteit’. Daarin staan de regels helder uitgelegd. Maar als het goed is, staan die ook in uw eigen inkooprichtlijnen. 

Welke verzekeringen moet je aanbesteden? Een aantal voorbeelden

Uw onderwijsinstelling kan aanbesteding plichtig zijn, ook voor verzekeringen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de WGA ERD-polis, of straks (als een alternatief van het Vervangingsfonds) een verzuimverzekering. Maar ook uw collectieve IPAP-polis is sneller aanbesteding plichtig dan u denkt. 

Begin op tijd met aanbesteden

Het proces van aanbesteden is lang. Er gelden allerlei eisen en plichten en het duurt al snel 5 maanden. Bovendien zijn er in het onderwijs veel vakanties waardoor het proces vaak stilligt. U loopt daardoor het risico dat u te laat bent.

Stel, u wilt ERD worden. Dat kan twee keer per jaar: 1 januari of 1 juli. Maar uw aanvraag bij de Belastingdienst moet uiterlijk 13 weken voor deze data (dus vóór 1 oktober of vóór 1 april) binnen zijn.  Als u niet alle stappen doorloopt en te laat bent, kan de MR naar de rechter stappen. Of u moet een jaar wachten met de ERD-aanvraag.

Wat doet Aon

Vaak wordt gedacht dat aanbesteden niet nodig is. Accountants controleren streng op aanbestedingen en zonder goedkeurende verklaring kunt u vergoedingen van de overheid mislopen, waarbij het schoolbestuur aansprakelijk gesteld kan worden. 

Aon kan u begeleiden bij een Europese aanbesteding wat betreft verzekeringen. Aon helpt u graag bij het plannen en doorlopen van uw aanbestedingen. Wij hebben daarvoor een unieke oplossing, waarbij u optimaal profiteert van de voordelen van samenwerken met Aon. Wij verzorgen de begeleiding van de complete Europese aanbesteding voor de verzekeringen.  

Hulp nodig bij uw aanbesteding of meer weten over oplossingen voor het onderwijs? Neem contact op.