Vakantietijd? Voorkom inbraak met deze checklist

Tijdens de vakantieperiode zijn medewerkers afwezig, gaan bewoners in VvE-complexen naar het buitenland en komen leveranciers op andere momenten langs. Er ontstaan kwetsbare momenten, omdat panden vaker leegstaan en de vaste routines veranderen.

Bij inbraakpreventie denken veel mensen aan woningen. Toch gelden de risico’s net zo goed voor bedrijfspanden, bedrijfsverzamelgebouwen, winkels, kantoren, appartementencomplexen, parkeergarages en bergingen. Een geforceerde voordeur of een onbekende bezoeker die meeloopt via de centrale entree en vervolgens vrij spel heeft. Het lijken details, maar precies daar kan het misgaan.

• Denk aan meer dan materiële schade, zoals gestolen laptops en vernielde deuren
• Verzeker ook herstelschade, vertraging en tijdelijke bedrijfsstilstand
• Voor VvE’s: wie is verantwoordelijk voor welke schade of maatregel?
  
  

Basisbeveiliging: techniek, gedrag en organisatie

Goede beveiliging begint bij de basis. Zorg dat ramen, deuren, bergingen en technische ruimtes goed zijn afgesloten. Met goedgekeurd hang- en sluitwerk en bijvoorbeeld buitenverlichting met bewegingssensoren. 

Aanvullend is elektronische beveiliging vaak een goede keuze voor veel bedrijven. Denk aan een alarmsysteem, camerabewaking, toegangscontrole met passen en bijvoorbeeld digitale sleutels. Of zelfs een koppeling met een particuliere alarmcentrale.

Toch is techniek maar een onderdeel van beveiliging. Minstens zo belangrijk is het gedrag van medewerkers, bewoners of andere aanwezigen. Een zwaar beveiligde deur werkt pas als deze goed op slot wordt gedraaid.

 

Deel instructies en maak afspraken

Deel voorafgaand aan de vakantieperiode een aantal instructies met medewerkers of bewoners bij een VvE:

• Sluit ramen en deuren
• Berg laptops en andere apparatuur buiten het zicht op
• Bewaar vertrouwelijke documenten in afsluitbare kasten
• Laat geen sleutels of toegangspassen slingeren
• Voor VvE’s: laat onbekenden niet zomaar binnen via de intercom

Belangrijk zijn daarnaast de afspraken die u maakt. Met medewerkers, bewoners en bijvoorbeeld leveranciers. Zorg dat de rolverdeling duidelijk is. Wie reageert er bijvoorbeeld als het alarm afgaat? Wie heeft er toegang tot het pand, als een deel van de medewerkers of bewoners er niet is?

To do: schrijf op wie wat moet regelen

Schrijf op wie er verantwoordelijk is voor facilitaire zaken, ICT, HR, directie, receptie of beveiliging. En leg vast wie er buiten kantooruren bereikbaar is en wie bevoegd is om beslissingen te nemen.
Denk daarnaast na over wie er contact heeft met verzekeraars, met de alarmcentrale of herstelbedrijven. 

Voor VvE’s is dezelfde duidelijkheid belangrijk, maar dan met andere rollen. Denk bijvoorbeeld aan het bestuur, de VvE-beheerder en de technisch beheerder. Of aan de schoonmaakpartij, de huismeester en anderen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud. Spreek af wie meldingen ontvangt, wie de bewoners informeert en wie schade aan de gemeenschappelijke delen laat opnemen. 

 

Wat te doen als er toch wordt ingebroken?

Zelfs met goede beveiliging en duidelijke afspraken valt inbraak niet helemaal te voorkomen. Daarom is het belangrijk dat iedereen goed weet wat er tijdens of na een inbraak moet gebeuren.

Zorg altijd eerst voor veiligheid. Betreed het pand niet als u vermoedt dat de dader misschien nog aanwezig is. Bel de politie. Doe daarna aangifte en leg de schade zo goed mogelijk vast met foto’s. 

Dit stappenplan beschrijft wat er moet gebeuren als er wordt ingebroken:

1. Zorg eerst voor veiligheid
2. Bel de politie en doe aangifte
3. Leg schade vast met foto’s
4. Neem noodmaatregelen om vervolgschade te beperken
5. Meld de schade online of telefonisch bij Aon
Meld de schade online of bel ons op telefoonnummer 088 - 343 45 50

De verzekeraar zal u daarna vragen naar welke preventiemaatregelen er zijn genomen en of er sprake is van braakschade. Er wordt gevraagd of er aangifte is gedaan en welke noodmaatregelen er al zijn genomen. 

 

Nu doen: controleer de verzekeringen

Een aantal verzekeringen is belangrijk voor bedrijven en VvE’s, als het gaat om het risico op inbraak. Het gaat om de gebouwenverzekering, inventaris- en goederenverzekering en de bedrijfsschadeverzekering.

Controleer jaarlijks de beveiligingseisen van de polisvoorwaarden en eventuele clausules. Soms stellen verzekeraars voorwaarden aan bijvoorbeeld de sloten, het alarmsysteem, certificering of het sleutelbeheer. Blijkt achteraf dat de praktijk niet aansloot op de polisvoorwaarden? Dan kan dat bij schade tot discussie leiden. Preventie is daarom ook een onderwerp voor verzekeraars.

Twijfelt u aan de verzekeringen en risico’s rond inbraak? Bij Aon helpen we bedrijven en VvE’s om de risico’s en beschikbare verzekeringen in kaart te brengen. Of we beantwoorden specifieke vragen over inbraak, schade en de continuïteit van uw bedrijf. Niet pas nadat het misgaat, maar juist door vooraf mee te denken.

Met de juiste preventieve maatregelen, duidelijke verantwoordelijkheden en verzekeringen die daarop goed aansluiten voorkomt u dat de vakantieperiode onbedoeld tot beveiligingsrisico’s leidt.

Wilt u meer weten? Neem contact op met onze adviseurs. Zij beantwoorden graag uw vragen.